OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)する方法の比較

OneNote Tips : 2017.11.21 Tuesday
OneNoteノートブックをビジネスで使っていると、ノートブックを別サイトに移動することがあります。ノートブックの共有範囲を変更(広げる/狭める)するために OneDriveからSharePoint Onlineに移動したり、組織変更で SharePoint Onlineサイト上のノートブックを別のサイトに移動したり、サイトの容量が少なくなってきたので別のサイトに移動したり・・・といった感じで、半年に1回 から 1年に1回の頻度でノートブックを移動することがあるかと思われます。

OneNote移動(コピー)方法の概要

OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)するには、「セクション コピー」と「パッケージ エクスポート」の2つがあります。

(1) セクション コピー
コピー元のノートブックから コピー先のノートブックに セクションコピーする方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

(2) パッケージ エクスポート
コピー元のノートブックをパッケージ(*.onepkg)にエクスポートして、パッケージをもとにコピー先のノートブックを作成する方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

OneNote移動(コピー)方法の比較

「深く考えない」のであれば、パッケージ方式で移動(コピー)するのが楽ですが...ファイルサイズ、サイトの容量などを考えると セクションコピー方式が適しているケースもあります。

OneNoteノートブックには、セクション(ページを含む)のデータ、ページごとの履歴、ごみ箱 の3データがあります。セクションコピーとパッケージエクスポートでのデータコピー有無は、以下の通りです。

セクション コピー

「セクション コピー」では、必要なセクションだけがコピーされ、履歴とごみ箱はコピーされません。セクションが多い場合は、コピー操作が大変になりますが、不要なごみデータをコピーしない分、データ容量は少なくなります。
OneNote Section Copy

パッケージ エクスポート

「パッケージ エクスポート」では、すべてのセクションと履歴はコピーされますが、ごみ箱はコピーされません。
OneNote Package Export

すべてのセクションをコピーするので データ容量の節約はイマイチ。履歴があるのは 過去にさかのぼれるメリットと 無駄なデータというデメリットのどちらを選択するか...ですかね。
パッケージの場合、展開する時に 展開先をURL指定する必要があり OneDrive とか、SharePointとかのサイトを使い慣れていない方にはハードルが高いかも。


どちらのコピーを使っても「ごみ箱」はコピーされないで、コピー元のノートブックを削除する前には 念入りに確認しないと...データロストの可能性ありですね。




OneNoteショートカットキーを使いこなして 作業を効率化する

OneNote Tips : 2017.10.31 Tuesday
Windows 10+OneNote 2016のショートカットキーを使えば、よく行う操作が 素早くできます。

Microsoftが公開している「Windows 10+OneNote 2016のショートカットキー」は盛りだくさんなので、ここでは それらショートカットキーを厳選してみました。

セクションの作成: Ctrl + T

OneNoteノートブックで、新しいセクションを作成するショートカットキーです。
OneNote Shortcut New Section

セクションで[+]をクリックするだけで、新しいセクションが作成できるから、ショートカットキーは使わないかな...。

ページの作成: Ctrl + N

OneNoteノートブックで、現在選択されているセクションの最後に新しいページを追加するショートカットキーです。
OneNote Shortcut New Page

[+ページの追加]をクリックするだけで、新しいページが作成できるから、ショートカットキーは使わないかな...。
まとめてページを作る時には、少し便利なのですが。

全体表示: F11

全体表示を有効(または無効)にするショートカットキーです。通常のリボン付き画面と、全画面表示の切り替えができます。
OneNote shortcut All Display

個人で OneNoteに 何か書いてるときには使いませんが...
会議などで OneNoteノートブックをプロジェクタ表示している時などに、巨大化するのに 使いますね。

検索ボックスを開く: Ctrl + F

検索ボックスを開いて、現在開いているすべてのノートブックを検索するショートカットキーです。
OneNote shortcut Searchbox

Ctrl + E でも同じ動作をしますが、Internet Explorerなどと同じショートカットキーの Ctrl+Fをよく使うかと。
色々とOneNoteノートブックに書きためた後に、「あれどこに書いたっけ?」という時に、使うショートカットキーです。
いつも右上に検索ボックスがあることを覚えていれば、ショートカットは不要なのですが...検索ボックスが隠れている時などには有用かも。




OneNoteセクションファイルをパスワードで保護する

OneNote Tips : 2017.10.31 Tuesday

OneNoteパスワード保護機能の概要

OneNoteには、Excelファイルのパスワード保護のような、機能があります。
OneNoteノートブックはWindowsフォルダ、OneNoteセクションはWindowsファイルなので、セクション単位(ファイル単位)でのパスワード保護機能です。

SharePoint Online、OneDrive for Business上に Excel,PDFなどのファイルを配置する場合は、サイトのアクセス権限でファイル閲覧可否などを制御するので、ファイル単位にパスワードがかかっていると ファイル閲覧するたびにパスワード入力が必要となり、使いにくいのですが・・・。そもそも、特定の人だけが利用するものであれば、ファイルにパスワードをかけるのではなく、サイト(またはライブラリ)を分割した方が サイト管理・利用が容易になります。

色々なものを OneNoteノートブック(のセクション、ページ)に入力した後に、特定のセクションは見せないようにしたい場合には、パスワード保護が有用になるかも...。

OneNoteパスワード保護機能の操作

1. OneNoteノートブックを OneNote 2016で開いて、セクション(タブ)を右クリックして [このセクションをパスワードで保護]をクリックします。
OneNote Section Password

2. 右側にパスワードのパネルが表示されたら、[パスワードの設定]をクリックします。
OneNote Section Password pannel Before

3. パスワード入力画面が表示されたら、パスワードを2か所に入力して、[OK]をクリックします。
OneNote Section Password setting

画面に注意書きが表示されているように、パスワードを忘れると OneNoteセクションは復旧できなくなりますので、注意しましょう。

4. パスワードが設定されたら、右側のパネルは一旦[×]で閉じましょう。
5. もう一度、セクション(タブ)を右クリックして [このセクションをパスワードで保護]をクリックして、パスワードのパネルを表示すると、[パスワードの変更]、[パスワードの解除]、[すべてロック]のボタンが有効化されます。
OneNote Section Password pannel after

6. OneNoteノートブックを閉じて、開きなおすと、パスワード保護が効き「このセクションはパスワードで保護されています。」メッセージが表示されて、セクション(およびセクション内の全ページ)が見えなくなります。
OneNote Section Password Lock

7. Enterキーを押すと、パスワード入力画面が表示されるので、パスワードを入力して[OK]をクリックすれば、セクション(およびセクション内の全ページ)が見えるようになります。
OneNote Section Password unlock

手順 5.の[すべてロック]をクリックすると、手順 6.の状態(パスワード保護がかかってセクションが見えない状態)になります。

OneNote Onelineでは パスワード保護機能はありません。OneNote 2016で セクションにパスワード設定した場合、OneNote Onlineでも パスワード保護されます。




OneNoteエクスポート機能でノートブックを PDF,Wordなどに出力できる

OneNote Tips : 2017.09.19 Tuesday
OneNoteで様々なコンテンツを追加・編集していき、ある程度のコンテンツがたまったら、そのコンテンツを一部分だけWordで再利用したり、PDFに出力して印刷したりできます。

OneNote 2016で 出力したいページを選んで、リボン [ファイル]タブ、[エクスポート]で 出力形式が選択できます。

OneNoteには ノートブック、セクション、ページという階層がありますが それぞれの階層で、エクスポートできる形式が異なります。

(1) ノートブック のエクスポート

OneNote Export Notebook

OneNoteノートブックは、OneNoteパッケージ(*.onepkg),PDF,XPSの3種類のエクスポートがサポートされています。
小さなテーマでまとまったノートブックであれば、PDFファイルに一括出力ができて便利です。
様々なテーマを含んだノートブック、サイズが大きくなったノートブックのバックアップや移動には、OneNoteパッケージが便利です。

OneNoteパッケージ(*.onepkg)にエクスポートする画面では、パッケージに含める対象がノートブック、セクション、ページから選べます。つまり・・・エクスポートメニューからは あたかも「ノートブック単位」に見えますが、「セクション単位」「ページ単位」でもパッケージにできるという謎の仕様です。

OneNoteパッケージ(*.onepkg)は、使いこなせば便利な機能ですが、ファイル配置場所がOneDriveなのか、SharePoint Onlineなのか、ローカルPCなのか あやふやな状態だと無駄にサイズを喰うだけになるので注意が必要ですね。

OneNoteパッケージ(*.onepkg)のファイルサイズは、OneNoteノートブックの25%ぐらいになるので 定期的にバックアップするのに便利ですね。履歴、バージョン、ごみ箱など 不要なものを削除してから パッケージを作れば、もっとディスク容量を節約できるかと。

(2) セクション のエクスポート

OneNote Export Section

OneNoteセクションは、OneNote 2010-2016セクション(*.one),Word文書,PDF,XPS,単一ファイル Webページへのエクスポートがサポートされています。
コンテンツの再利用では Word文書へのエクスポートが便利です。
Webページの下書きをOneNoteで作って Webページにエクスポートすれば 簡単に プレゼン用のWebページができますね。

(3) ページ のエクスポート

OneNote Export Page

OneNoteページは、OneNote 2010-2016セクション(*.one),Word文書,PDF,XPS,単一ファイル Webページへのエクスポートがサポートされています。
サポートされるエクスポート機能は セクションと同じですね。




OneNoteで YouTubeプレイリストを作って PCとスマホで共有

OneNote Tips : 2017.09.17 Sunday
YouTubeでは、音楽・お笑い・芸能ニュース・ネタなどの様々な動画が配信されていて、最高の「暇潰し」になります。プライベートで楽しめるYouTubeですが 近年はビジネス関係でも、IT製品・市場動向・ビジネスセミナーなどの動画もYouTubeで配信されることもあります。

YouTubeをプライベートで見ていると、延々と「次の動画」「次の動画」を見たり、「検索して動画見て」「検索して動画見て」を繰り返してしまいますが、「あの動画 どうやって見たっけ?」っと検索キーワード自体を忘れてしまうこともあります。

YouTubeで お気に入りの動画が見つかったら URLをコピーして、OneNoteに URLを貼ると 「タイトルと画面キャプチャー」が自動的に表示されて、解りやすいプレイリストが作れます。iTuneやWindows Media Playerのプレイリストと違って、連続再生はできませんが。

OneNote TouTube Playlist

OneNoteノートブックを OneDriveなどに置いて、PCとスマホで共有すれば、PCで色々検索して集めた YouTube動画プレイリストを、スマホでも使えて便利です。


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