OneNote ファイルの成長率 と パッケージファイルの圧縮率

OneNote Tips : 2018.10.12 Friday
業務でOneNoteノートブックを使っていて、色々なメールを保存したり、会議メモを保存しています。大きなファイル(動画、静止画、音声)などは使っていませんが、メールに添付されたドキュメント(Word,Excel,PowerPoint,PDF)は そのまま保存しています。
OneNoteノートブックは だいたい3ヶ月に1回のペースで パッケージファイルを作ってバックアップとして保存しています。
OneNote File Growth

3ヶ月ごとのOneNoteパッケージファイルの成長率、下表の通りです。
年月 容量(MB) 増加容量(MB)
2018年10月 79 15
2018年07月 64 33
2018年04月 31 10
2018年01月 21 --

9か月間で +58 MBなので、1月あたり 6.4 MBぐらいですね。
1月 20営業日として 1日あたり 0.3 MB、思っていたより少ない感じですかね。

OneNoteパッケージファイルは 少し圧縮されるので、実際のファイル容量は OneDriveの記憶域メトリックスで確認してみると...174 MBありました。
OneDriveドキュメントライブラリのバージョン管理をOFFにしているので 個々のOneNoteセクションファイルにバージョン履歴がついていない状態です。
実ファイル 174MBに対して パッケージ 79 MBということは 45.4%ぐらいに圧縮されるんですね。




OneNote JavaScript APIプログラミング

OneNote Tips : 2018.05.07 Monday
OneNoteは Officeファミリーの1製品・サービス。ということは・・・「他のOffice製品などのように プログラムアクセスできるのでは?」と思い、調べてみると・・・Microsoft OfficeデベロッパーセンターというWebサイトに、OneNoteプログラミングについて まとめられていました。「JavaScriptだから何とかなるかな?」なんていう淡い期待を抱きながら ページを読み進め...。
onenote programing api javascript

OneNote AddIn=マニフェスト(XML設定ファイル)+Webページ(JavaScript/CSSなど)で構成される。
onenote add in

JavaScript APIには、OneNote固有APIと Office共通APIがある。OneNote用のJavaScript APIは、OneNote固有操作のAPIで OneNoteノートブック、セクション、ページなどのオブジェクトにアクセスできる。

JavaScript API Referenceは英語だけど、Application/Notebook/SectionGroup/Section/Pageなど 解りやすい名前なので 何となく読める感じです。

Sampleプログラムでは 「セクション内のページを列挙して Console表示」ぐらいしか載っていないのが ちょっと残念な感じ。

OneNoteのオブジェクトモデル図は 少し参考になりましたが。
onenote object model




OneNote 2016 ページバージョンの数は いくつ?

OneNote Tips : 2018.02.05 Monday

ページのバージョン

OneNote 2016アプリケーションで、[履歴]タブ [ページのバージョン]をクリックすると、ページのバージョンが表示できます。

OneNote Page Number Of Versions

OneNote 2016ノートブックの履歴とバージョンで説明しましたが、「このノートブックの履歴を無効にする」をクリックすると、ページのバージョンは保存されなくなります。

今回の記事は「有効」のまま、ページのバージョンが どのくらいの期間 保持されるかについてです。

Microsoft Forumの回答では

Microsoft Forumの回答では、「どのタイミングでバージョンが作成されるか」「どのぐらいの期間、バージョンが保存されるか」について書かれています。



どのタイミングでバージョンが作成されるか

以下の A) または B) のいずれかを行うたびに新しいバージョンを作成して、ページを更新します。
A) 作者が最後の変更と異なる場合
B) 固定した最後のバージョンから1時間が経過している場合

A)の条件で、同一作者の変更は まとめられたバージョンになる。
B)の条件で、1時間以内の変更は まとめられたバージョンになる。



どのぐらいの期間、バージョンが保存されるか

新しいバージョンを作成するたびに、既存のバージョンを調べて、いずれかを切り捨てる必要があるかどうかを確認します。既定の切り捨てルールは以下の通りです。
・最初の 2日間はすべての変更を保存します。
・それよりも古いものは、次の 5日間は1時間以内に最初のものを除くすべてを削除します。
・それよりも古いものは、最初の1日を除くすべての日を1日から 10日まで削除します。
・上記のすべての後、すべてのバージョンを削除します。

これら3つの数字(2, 5, 10)は、ポリシーでカスタマイズできます。
さらに、変更可能な設定が2つあります。
・バージョン切り捨ては、グローバルにオンまたはオフに切り替えることができます。
・4番目の数字は、他のルールに関係なく、任意のバージョンが削除されるまでの経過日数(日数)に設定できます。デフォルトでは-1(オフ)です。

プラグインされている番号にかかわらず、新しいバージョンを作成しているとき、または含まれているノートブックが最適化されているときにのみ、バージョンが切り捨てられます。

バージョンの動作パラメータはレジストリ変更

ページバージョンの動作パラメータは、レジストリ変更。OneNoteのレジストリに「Versions」キーを追加して、値を設定するらしいです。

HKEY_CURRENT_USER¥SOFTWARE¥Microsoft¥Office¥16.0¥OneNote¥Options¥Versions

OneNote Page Number Of Versions registry




OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)する方法の比較

OneNote Tips : 2017.11.21 Tuesday
OneNoteノートブックをビジネスで使っていると、ノートブックを別サイトに移動することがあります。ノートブックの共有範囲を変更(広げる/狭める)するために OneDriveからSharePoint Onlineに移動したり、組織変更で SharePoint Onlineサイト上のノートブックを別のサイトに移動したり、サイトの容量が少なくなってきたので別のサイトに移動したり・・・といった感じで、半年に1回 から 1年に1回の頻度でノートブックを移動することがあるかと思われます。

OneNote移動(コピー)方法の概要

OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)するには、「セクション コピー」と「パッケージ エクスポート」の2つがあります。

(1) セクション コピー
コピー元のノートブックから コピー先のノートブックに セクションコピーする方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

(2) パッケージ エクスポート
コピー元のノートブックをパッケージ(*.onepkg)にエクスポートして、パッケージをもとにコピー先のノートブックを作成する方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

OneNote移動(コピー)方法の比較

「深く考えない」のであれば、パッケージ方式で移動(コピー)するのが楽ですが...ファイルサイズ、サイトの容量などを考えると セクションコピー方式が適しているケースもあります。

OneNoteノートブックには、セクション(ページを含む)のデータ、ページごとの履歴、ごみ箱 の3データがあります。セクションコピーとパッケージエクスポートでのデータコピー有無は、以下の通りです。

セクション コピー

「セクション コピー」では、必要なセクションだけがコピーされ、履歴とごみ箱はコピーされません。セクションが多い場合は、コピー操作が大変になりますが、不要なごみデータをコピーしない分、データ容量は少なくなります。
OneNote Section Copy

パッケージ エクスポート

「パッケージ エクスポート」では、すべてのセクションと履歴はコピーされますが、ごみ箱はコピーされません。
OneNote Package Export

すべてのセクションをコピーするので データ容量の節約はイマイチ。履歴があるのは 過去にさかのぼれるメリットと 無駄なデータというデメリットのどちらを選択するか...ですかね。
パッケージの場合、展開する時に 展開先をURL指定する必要があり OneDrive とか、SharePointとかのサイトを使い慣れていない方にはハードルが高いかも。


どちらのコピーを使っても「ごみ箱」はコピーされないで、コピー元のノートブックを削除する前には 念入りに確認しないと...データロストの可能性ありですね。




OneNoteショートカットキーを使いこなして 作業を効率化する

OneNote Tips : 2017.10.31 Tuesday
Windows 10+OneNote 2016のショートカットキーを使えば、よく行う操作が 素早くできます。

Microsoftが公開している「Windows 10+OneNote 2016のショートカットキー」は盛りだくさんなので、ここでは それらショートカットキーを厳選してみました。

セクションの作成: Ctrl + T

OneNoteノートブックで、新しいセクションを作成するショートカットキーです。
OneNote Shortcut New Section

セクションで[+]をクリックするだけで、新しいセクションが作成できるから、ショートカットキーは使わないかな...。

ページの作成: Ctrl + N

OneNoteノートブックで、現在選択されているセクションの最後に新しいページを追加するショートカットキーです。
OneNote Shortcut New Page

[+ページの追加]をクリックするだけで、新しいページが作成できるから、ショートカットキーは使わないかな...。
まとめてページを作る時には、少し便利なのですが。

全体表示: F11

全体表示を有効(または無効)にするショートカットキーです。通常のリボン付き画面と、全画面表示の切り替えができます。
OneNote shortcut All Display

個人で OneNoteに 何か書いてるときには使いませんが...
会議などで OneNoteノートブックをプロジェクタ表示している時などに、巨大化するのに 使いますね。

検索ボックスを開く: Ctrl + F

検索ボックスを開いて、現在開いているすべてのノートブックを検索するショートカットキーです。
OneNote shortcut Searchbox

Ctrl + E でも同じ動作をしますが、Internet Explorerなどと同じショートカットキーの Ctrl+Fをよく使うかと。
色々とOneNoteノートブックに書きためた後に、「あれどこに書いたっけ?」という時に、使うショートカットキーです。
いつも右上に検索ボックスがあることを覚えていれば、ショートカットは不要なのですが...検索ボックスが隠れている時などには有用かも。


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