OneNote 2016/Online どこにファイルを配置すべきか

OneNote Tips : 2017.04.27 Thursday
OneNoteは、「すべてのデバイス上でメモを同期」が売りです。

しかし、どこにOneNoteファイルが配置されているのかを意識していないユーザーも多くいます。そして、どこにOneNoteファイルを配置したらいいかを、よく聞かれたりします。

OneNoteファイルの配置できる場所

OneNoteファイルが配置できる場所は、いろいろあります。
1) ローカルPC
2) 会社のファイルサーバー
3) 会社のオンプレミス SharePointサーバー
4) (個人ユーザー向けの)OneDrive
5) (企業ユーザー向けの)OneDrive for Business
6) Office 365/SharePoint Online

個人ユーザーの場合は 1) と 4) どちらかなので シンプルなのですが、企業ユーザーの場合は 1)〜6)があり ネットワーク(VPN接続)/サーバー環境なども絡んで ややこしいです。

「OneDrive」と「OneDrive for Business」は別物

OneNote-OneDrive

まず、「OneDrive」と「OneDrive for Business」は別物です。
「OneDrive」は 無償で使える個人ユーザー向けのオンラインストレージです。
「OneDrive for Business」は Office365などに付属する有償の企業ユーザー向けのオンラインストレージです。

話し言葉などで短縮(省略)すると、どちらも「OneDrive」なので、とても紛らわしいのですが・・・。

OneDrive(個人ユーザー向け)を、会社で使用する場合は セキュリティ面などで 会社ルールに反する場合があります。例えば、個人用のエリアなので 社外の人にも共有していて 会社の情報が漏えいしたりするリスクがあるので。

OneDrive for Business(企業ユーザー向け)を、個人的に使用するのは会社ルールに反する場合があります。また、社外(インターネット経由)からのアクセスが制限されていたり、特定の(証明書入りの)デバイスからしかアクセスできないように制限されている場合もあります。

OneDriveの制限

OneDriveは 1ファイルサイズ 2 GBまでいう制限があります。
OneNoteファイルは、セクション単位に作られますので、セクションを適度に分割して セクションファイルの肥大化を防げば、この制限は回避できます。
ファイル単位の制限を回避しても、(下記の)総容量の制限がありますが。

OneDriveは 無償では 5 GBまでという容量制限があります。
OneNoteファイルは、ノートブックフォルダとセクションファイルで構成され、画像ファイル・音声ファイル・動画ファイルを貼りつけたりできますが トータルのサイズが肥大化すると、OneDrive容量を使い切る可能性があります。
OneDrive上には OneNote以外のファイルを置かないなどの工夫をするか、お金にものを言わせて 有償のOneDrive for Business(1 TB)を購入するなどの対策があります。

個人で OneNoteを使う

個人でOneNoteを使う場合、OneNoteファイルの置き場は、「ローカルPC(個人PC)」または「OneDrive(個人ユーザー向け)」になります。

個人OneNote on ローカルPC

自分だけが見る情報を蓄積する場合、ローカルPC上に OneNoteファイルを置きます。
PCを常に持ち歩けば OneNoteファイルの読み書きができます。
PCが無いところでは OneNoteファイルは見れません。

個人OneNote on OneDrive

自分だけが見る情報、知人や家族など少人数で共有する情報を蓄積する場合、OneDrive上に OneNoteファイルを置きます。
PC, タブレット, スマートフォンなどで、OneNoteファイルに読み書きができます。
OneNoteは どこでも気軽にメモが取れるのが売りなので、この利用パターンが一番マッチしていると思います。

企業で OneNoteを使う

企業ユーザーがOneNoteを使う場合、OneNoteファイルの置き場は、(前述の通り)色々あります。

企業OneNote on ローカルPC

自分だけが見る情報(個人的なTODOやメモ、マル秘情報など)を蓄積する場合、ローカルPC上に OneNoteファイルを置きます。
PCを常に持ち歩けば OneNoteファイルの読み書きができます。
PCが無いところでは OneNoteファイルは見れません。

企業OneNote on ファイルサーバー

企業ユーザーが、会社にいるときだけメンバーで共有する情報を蓄積する場合、ファイルサーバー上に OneNoteファイルを置きます。
ファイルサーバーに社外(外出先や自宅)からアクセスする際には、VPN接続などが必要となります。 会社ルールで社外からのアクセスが禁止されている場合は、会社にいる時だけしかアクセスできません。

企業OneNote on SharePoint Server

企業ユーザーが、会社にいるときだけメンバーで共有する情報を蓄積する場合、オンプレミス SharePoint Server上に OneNoteファイルを置きます。
オンプレミス SharePoint Serverに社外(外出先や自宅)からアクセスする際には、VPN接続などが必要となります。会社ルールで社外からのアクセスが禁止されている場合は、会社にいる時だけしかアクセスできません。

企業OneNote on OneDrive

OneDriveは 個人ユーザー向けのオンラインストレージなので、会社ルールでOneDriveの利用が禁止されている場合は、会社では利用できません。

企業OneNote on OneDrive for Business

企業ユーザーが、会社のメンバー数名で共有する情報を蓄積する場合、OneDrive for Business上に OneNoteファイルを置きます。
会社ルールで社外からのアクセスが禁止されている場合は、会社にいる時だけしかアクセスできません。

企業OneNote on SharePoint Online

企業ユーザーが、会社のメンバー数10名で 恒久的に共有する情報を蓄積する場合、SharePoint Online上に OneNoteファイルを置きます。
会社ルールで社外からのアクセスが禁止されている場合は、会社にいる時だけしかアクセスできません。

まとめると・・・
OneNoteファイル置き場は、以下の条件で決めるのが望ましいです。
・何名で共有するか
・どのデバイスでアクセスするか
・どこからアクセスするか

ローカルPC上に作った OneNoteファイルは、OneDrive上に移動(コピー)できますので、後から変更も可能なのですが。


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