OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)する方法の比較

OneNote Tips : 2017.11.21 Tuesday
OneNoteノートブックをビジネスで使っていると、ノートブックを別サイトに移動することがあります。ノートブックの共有範囲を変更(広げる/狭める)するために OneDriveからSharePoint Onlineに移動したり、組織変更で SharePoint Onlineサイト上のノートブックを別のサイトに移動したり、サイトの容量が少なくなってきたので別のサイトに移動したり・・・といった感じで、半年に1回 から 1年に1回の頻度でノートブックを移動することがあるかと思われます。

OneNote移動(コピー)方法の概要

OneNoteノートブックを別サイトに移動(コピー)するには、「セクション コピー」と「パッケージ エクスポート」の2つがあります。

(1) セクション コピー
コピー元のノートブックから コピー先のノートブックに セクションコピーする方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

(2) パッケージ エクスポート
コピー元のノートブックをパッケージ(*.onepkg)にエクスポートして、パッケージをもとにコピー先のノートブックを作成する方法です。
移動の場合は、コピー完了後に コピー元のノートブックを削除します。

OneNote移動(コピー)方法の比較

「深く考えない」のであれば、パッケージ方式で移動(コピー)するのが楽ですが...ファイルサイズ、サイトの容量などを考えると セクションコピー方式が適しているケースもあります。

OneNoteノートブックには、セクション(ページを含む)のデータ、ページごとの履歴、ごみ箱 の3データがあります。セクションコピーとパッケージエクスポートでのデータコピー有無は、以下の通りです。

セクション コピー

「セクション コピー」では、必要なセクションだけがコピーされ、履歴とごみ箱はコピーされません。セクションが多い場合は、コピー操作が大変になりますが、不要なごみデータをコピーしない分、データ容量は少なくなります。
OneNote Section Copy

パッケージ エクスポート

「パッケージ エクスポート」では、すべてのセクションと履歴はコピーされますが、ごみ箱はコピーされません。
OneNote Package Export

すべてのセクションをコピーするので データ容量の節約はイマイチ。履歴があるのは 過去にさかのぼれるメリットと 無駄なデータというデメリットのどちらを選択するか...ですかね。
パッケージの場合、展開する時に 展開先をURL指定する必要があり OneDrive とか、SharePointとかのサイトを使い慣れていない方にはハードルが高いかも。


どちらのコピーを使っても「ごみ箱」はコピーされないで、コピー元のノートブックを削除する前には 念入りに確認しないと...データロストの可能性ありですね。


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